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铜陵市2000彩馆接收2000彩的标准和要求
发布时间:2015/6/30 10:00:58 来源: 被浏览次数:2436
 

根据《中华人民共和国2000彩法》、《2000彩馆工作通则》及国家有关文书、科技、声像、会计2000彩整理业务标准,为保证接收进馆2000彩的质量,现结合我市实际,制订本馆2000彩接收标准和要求。

一、接收2000彩的总体要求:

(一)按全宗整理移交2000彩

1、进馆2000彩必须以全宗为单位,列入我馆接收范围的具有永久、长期(30年)保存价值的2000彩,自形成之日起满20年,按规定向2000彩馆移交,经双方协商,可提前接收。

2、凡反映本单位主要职能活动(包括各专业业务活动)具有科学历史研究价值的各种载体2000彩,均应收集齐全。

3、撤销单位应将本单位全部2000彩(包括各种门类、各种载体的2000彩)及资料按规定向2000彩馆移交。

4、承办全市重要会议和重大活动的临时性机构形成的2000彩及资料。

(二)分类清楚,前后一致

1、一个全宗应执行统一的分类方案,不能随意变动,要做到类别设置合理,各类之间界限清楚,层次分明,归类准确。

2、分类方法一般采用年度——组织机构(或问题)分类。

(三)保管期限划分准确

进馆必须经过鉴定,根据国家2000彩局颁发的《机关2000彩保管期限的规定》,准确判定文件材料的保存价值,划分永久、长期(30年)、短期(10年)三种期限。不同保管期限的文件不能合在一起整理归档。

(四)执行国标,确保质量。严格执行国家关于文书、科技(专业)、声像、电子2000彩管理业务标准,分门别类,整理归档。

二、文书2000彩接收进馆质量标准

(一)文件材料按“立卷”单位整理质量标准

1、案卷组合符合要求

案卷组合以“遵循文件材料的自然形成规律,保持文件之间的有机联系、便于保管和利用”为原则,灵活运用六个特征(问题、时间、名称、作者、通讯者、地区),并按照文件的不同价值、数量进行组卷。

具体要求:

1)几个密切联系的同一类型的文件应组合在一起,即同一问题、同一会议、同一案件所形成的文件,根据其有机联系和不同保管期限合理组卷。

2)密不可分的一组文件(如正件与附件、正本与定稿、请示与批复、转发件与原件等)应组合在一起。

2、卷内文件排列应保持文件之间的有机联系

卷内文件的排列方法是:

1)单一作者、单一问题的案卷,按文件时间先后的顺序排列。

2)单一作者、几个问题的案卷,先按问题的重要程度排,后按时间顺序排列。

3)单一问题、几个作者的案卷,先排作者,后排时间或按文件内容顺序排列。

4)一组密不可分的文件应正件在前,附件在后;批复在前,请示在后;正本在前,底稿在后;重要文件的历次修改稿,最后的定稿在前,其他历次稿依次排列。

5)案件卷内文件排列,结论、决定、判决性文件在前,依据性材料(如旁证等)在后。司法部门形成的案件2000彩,按司法部门的规定排列。

3、卷内文件编目要规范清楚

1)编写卷内文件页号。卷内文件凡载有文字、图像等的页面,应当每页编写一个页号,空白面不编号。页号的位置在每页文件正面的右上角和背面的左上角。页号应以卷为单位编写,不得若干个卷连续编写。

2)编写卷内文件目录。凡进馆2000彩必须全部填写或打印卷内文件目录。一般应以一份文件内容为单位逐件填写。对文件题名不能随意更改和简化;没有题名的应拟写题名,有题名但无实质内容的亦应重新拟写,自拟题名应外加“[ ]”;没有责任者和时间的文件要考证清楚,填入有关项目;会议记录应填写每次会议的主要内容和时间;填写字迹要工整、清晰,必须使用碳素墨水或蓝黑墨水。必须编制机读文件目录。

3)填写卷内备考表。每一案卷卷末有卷内备考表,用于填写有关卷内文件的情况说明,签具立卷人和检查人的姓名,并注明立卷时间,以示负责。

4、案卷封面填写完整、整洁、美观

1)统一使用2000彩行政管理部门监制的符合国家标准的卷皮、卷背。

2)案卷封面用毛笔或钢笔正楷书写或打印。选择耐久性能好的书写字迹材料,逐项按规定填写清楚,一般包括全宗名称、案卷题名、卷内文件起止日期、总页数、保管期限等。

3)案卷题名要结构完整,能准确揭示卷内文件材料的内容,一般包括作者、问题、名称等。体式一致,文字简练、使用简称应通用易懂。

4)2000彩移交单位编制案卷号,移交进馆时由市2000彩馆编制正式档号。

5、文件修复与案卷装订要整洁、美观、牢固

1)案卷装订前要去掉文件上的金属物;装订线外有字迹的,要加边托裱;小页纸张要裱糊成统一的纸张大小(16KA4纸);对破损的文件材料应按裱糊2000彩要求如托裱;字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。

2)装订一般应做到两边齐,左边装订,左、下边要齐;右边装订,右、下边要齐。采用三孔一线结扣法装订,装订要结实、整齐、美观、不掉页、不倒页、不压文件字迹、不损坏文件、不妨碍阅读。

6、案卷排列要系统化

1)案卷排列应以全宗为单位,按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。

2)案卷排列方法统一,前后保持一致,不可任意改动。永久和长期保存的案卷按各自的大流水排列。在同一流水号中,应先按年度,然后按分类方案的顺序,分门别类地排列。最后按排列的顺序编制案卷顺序号。

7、目录编制要科学

1)编制案卷目录应以全宗号为单位,一般要求将所有年度的案卷按年度顺序以大流水下延方法编制,约一千卷左右为一个目录。目录阶段划分和档号(全宗号、目录号、案卷顺序号)编制均由市2000彩馆确定。

2)案卷目录上的项目要填写齐全、书写端正、目录上的标题与案卷封面上的标题应完全一致;各年度之间要求间隔一行,并居中标出年度;各类别之间应标出类名并各占一行。

3)案卷目录应打印并装订成册,封面写明全宗名称及全宗号等。

4)向市2000彩馆移交的案卷目录和卷内目录应输入计算机后存储在光盘等介质内或通过网络在线移交给2000彩馆。

8、案卷脊背标签清晰、整洁

每本案卷脊背上应贴上标签,所填内容应与封面上的2000彩号、案卷年度一致。

9、案卷装盒准确、敲号清楚

1)进馆2000彩按照永久、长期的案卷顺序号分别装2000彩盒。每只2000彩盒内所装案卷的厚度控制在5厘米左右。

2)2000彩盒内案卷排列的顺序不能颠倒,即顺序号小的在上,大的在下。

3)2000彩盒脊背上所敲各项内容应与盒内案卷相符,不得有差错。

4)为统一规范进馆2000彩装具,2000彩盒由市2000彩馆统一印制。

(二)归档文件材料以“件”为单位整理标准

1、归档文件材料整理单位的确认

归档文件材料以“件”为整理单位,一般以每份文件为一件,文件正本与定稿(底稿)为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件;会议记录以一次会议为一件;计划与总结各为一件;来文与复文(请示与批复)各为一件。

2、归档文件分类与保管期限划分

1)同一全宗内2000彩分类应尽可能与按原先卷整理分类方法保持一致,以保证分类方案的稳定,一般要求按保管期限——年度——机构(问题)分类,或保管期限——年度分类。

2)归档文件归入年度的判定:一般应以文件签发日期(即落款日期)为准,判定文件所属年度,会议、案件等跨年度形成的文件,应统一在办结年度整理归档。正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文为一件,来文与复文各为一件,应以装订时排列在前面的文件日期判定所属年度。文件件没有标注日期,应考证和推断文件的准确日期或近似日期,按考证年度归档。立档单位的工作是按专门年度进行的(如教学年度),应按专门年度分类

3)根据国家2000彩局8号令《机关文件材料归档范围和保管期限规定》。分为永久、定期(30年、10年)三种保管期限。2002年后,各年度的归档文件整理时必须采用此方法划分保管期限。作为定期的归档文件材料在保管期限项目栏中直接标明30年或10年。

3、归档文件装订整齐、结实

1)归档文件材料应齐全完整。进馆的归档文件必须清除卷内所有的金属物(大头针、钉书钉等),已破损的文件材料应修补,字迹模糊或易褪变的文件材料应复制。

2)归档文件材料应按“件”装订。5张纸以下(含5张)的文件在左上角用浆糊粘贴,5张纸以上的文件采用三孔一线装订,做到不掉页、不倒页、不压字、不妨碍阅读。也可将5页以上永久或30年的文件装订后装入封套。

4、归档文件排列、编号、编目

1)归档文件排列有序:应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列,即归档文件材料按三个保管期限分开后,同一保管期限的按时间(或重要程度)先后排列,会议文件、统计报表、一项工作(活动)、一件事情、简报、刊物等成套性文件应集中排列。

2)归档文件编号正确:归档文件应依分类和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的居中空白位置加盖归档章(如果上端没有位置,可加盖首页其他空白位置),并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,还可设置机构(或问题)等选择项;全宗号按市2000彩馆给立档单位编制的代号填写;年度根据文件形成年度,用阿拉伯数字填写;件号包括室编件号和馆编件号,立档单位编室编件号,在分类方案最低一级类目内,按文件排列顺序编号,即一个保管期限一个大流水号,移交进馆时由市2000彩馆编馆编件号,一个全宗内每年度的归档文件目录装订成一册,不另编目录号;机构根据文件形成或承办部门的名称或规范化简称填写;问题填写分类方案类目的问题名称,如“党群工作类”、“行政管理类”、“业务类”等。

3)归档文件编目清楚:归档文件目录根据馆编件号大流水顺序编制。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等,其中题名填写要求与卷内文件目录题名相同;编制机读目录,并打印装订成册;归档文件目录封面必须填写全宗名称及年度,可填写保管期限、机构(问题)等内容。

4)向2000彩馆移交的归档文件目录应输入计算机后存储在光盘等介质内或通过网络在线移交给2000彩馆。

5、归档文件装盒规范、敲号准确、清楚

1)统一使用2000彩行政管理部门监制的符合国家标准的无酸2000彩盒。

2)归档文件应严格按照件号的先后顺序,分年度按照永久、长期(30年)的馆编件号分别装2000彩盒,不同形成年度、保管期限和机构(问题)的归档文件,不能放入同一2000彩盒内。归档盒内归档文件排列的顺序不能颠倒,即件号小的在上,大的在下。归档盒脊背上所敲各项内容应与盒内归档文件相符,不得有差错。2000彩盒封面必须标明全宗名称、盒脊或底边应填写全宗号、年度、保管期限、起止件号等内容。其中起止件号填写盒内第一件文件的和最后一件文件的件号,中间用“——”号连接;移交进馆时由市2000彩馆编盒号。

3)每一2000彩盒未有备考表,填写盒内文件情况说明,签具整理人和检查人的姓名,并注明整理完毕

三、科技2000彩接收进馆质量标准

(一)归档的科技文件材料完整准确、系统。

1、保管单位(案卷)必须是一组具有有机联系的科技文件材料,充分体现科技文件材料的完整性,成套性和不可分割性。

2、组成的保管单位必须符合2000彩标准,整齐、美观,便于保管和利用。

(二)组织保管单位科学、规范

1、组织保管单位,必须遵循科技文件材料产生的自然规律及其特点,便于保管和利用。

2、组卷必须体现分类整理的原则,自然科学研究、生产2000彩、基本建设、购置设备仪器等活动中产生的科技文件,应按其专业性质、部件、结构、阶段等分别组成保管单位。

(三)保管单位内科技文件材料的排列及保管单位的排列应保持科技文件材料之间的有机联系,便于保管和提供利用。

1、体现科技文件材料的形成过程。

2、保持科技文件材料所反映的对象在结构上的隶属关系或工作程序的衔接关系。

3、体现科技文件材料的重要程序和主次关系。

4、保管单位内图样的排列,一般是总图在前,组件、部件、零件或结构详图再按装配或结构顺序等排列,或者根据图样目录和图样编号进行排列。

5、保管单位的文字材料,应根据其内容和形成规律以及相互间的联系,按重要程度,问题、地区等结合时间顺序排列。

6、保管单位是文字和图样混合组成的,如果文字材料是对2000彩、工程项目、科研专题等作全面说明或指示性的文件,一般应放在图样的前面,如果文字材料只是对图样的补充或一般说明,则可将文字材料排列在图样文件的后面。保管单位之间的排列也应符合以上原则方法。

(四)排列一般要求:

1、2000彩按设计、试制、小批量生产、批量生产、2000彩创优工作程序排列,也可按2000彩系列、结构排列。

2、科研按课题准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列。

3、工程项目按依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程竣工验收等专业性质程序排列。

4、设备仪器按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、运行、维修、随机图样等排列。

5、管理性文件按问题、时间或重要程序排列。

(五)保管单位的编目科学、准确、系统。

1、保管单位页号编写准确无误。单面书写的材料在右上角,双面书写的材料正面在右下角,背面在左下角编号。一个保管单位内的科技文件材料如果印刷成册的已有页号的文件自成一卷时也可不重新编号。一律用铅笔编写页号。卷内目录和备考表不编页号。

2、保管单位的卷内目录填写齐全、完整。卷内目录,一般以每份科技文件或图样为单位填写,成套图样或科技文件,一般已有图样目录或文件目录的,应当尽量利用。

3、备考表内容须填写齐全。注明保管单位内文件材料的总页数和各种文件材料的页数以及在组织保管单位和案卷使用过程中需要说明的问题。

4、保管单位封面各个项目上均应填写清楚,特别是题名要简明确切地反映出保管单位内科技文件材料的内容与成份,格式准确,结构完整。

5、档号编排科学、系统、结构完整准确。

6、保管单位封皮(盒)脊背按规定格式填写题名和档号。

(六)保管单位的包装要求。

1、可采用装订和不装订装盒两种形式。

2、保管单位的规格一般为210×297MM(A4幅面图纸大小),厚度适宜。

3、保管单位内图纸应按“手风琴风箱式折叠法”和“正面折叠法”折叠成A4幅面大小,图标露于外面,并无金属物和有机物。

4、保管单位内的科技文件材料,使用的是统一材料用纸,纸质优良、字迹工整,线条清晰、整洁,符合图样和科技文件材料管理制度的要求。

(七)检索工具必须齐全、完整,便于保管和利用。

1、移交的科技2000彩必须编制科技2000彩总目录和分类目录,分别随同入馆2000彩移交2000彩馆一式两份。

2、检索工具必须准确、系统与所移交的2000彩相符。

四、声像2000彩接收进馆质量标准

(一)照片2000彩的接收进馆质量标准。

1、分类准确,在全宗内一般采用年代----问题的分类方法,分类应保持前后一致。

2、照片2000彩的底片,单独整理和存放。

3、照片2000彩整理必须符合《规范》要求。

1)底片在一个全宗内应流水排列,并在全宗内编流水号,放入底片袋内保管。底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边处,底片袋或衬纸包装面上应标明底片号。

2)照片要根据分类情况,随同说明一起固定在芯页上,组成案卷。

A、说明格式正确,项目齐全能准确地提示照片内容。说明一般以照片的自然张为单位编写,必要时,一组联系密切的照片可加以说明。

B、照片2000彩题名应概括案卷内全部照片的基本主题。

C、统一使用符合同家标准的照片2000彩册,要有卷内目录和卷内备考表,填写内容齐全准确。

3)照片2000彩的编目应规范、准确。

A、底片的编号在全宗内编流水号,格式是:全宗号---底片号。

B、照片2000彩的档号应包括全宗号、目录号、案卷号。

4)照片2000彩应编制案卷目录一式两份。

5)底片内容应与案卷内照片内容相一致。

6)大幅照片和底片在全宗内统一分类编号、单独保存。

4、入馆的照片2000彩和底片的图像要清晰,反差适中,无磨痕益于长期保存。

5、胶片2000彩必须有与其相配的底片。

(二)录音、录像2000彩接收进馆质量标准

1、录音、录像带应经过剪辑整理,装在特制的带盒和盒套,并在盒面上,注明题名、时间、带长或录放时间,档号等项目,盒套的脊背上应填写档号和题目,档号应包括全宗号、目录号和案卷号。

2、录音、录像的编号分别采用按时间顺序编流水号的方法编写。

3、录音、录像2000彩的装具应宜于防潮、防尘。

4、录音、录像2000彩应不漏磁不丢色,音像清晰,利于长期保存。

5、声像2000彩进馆同时必须移交案卷目录一式两份。

五、会计2000彩接收进馆质量标准

(一)接收范围:包括会计凭证、会计账簿、会计报表、其它核算材料。

(二)组卷要求:会计2000彩的整理要符合会计工作的专业要求,遵循其专业管理的规律。组卷时按类别分开,每一类的材料按照形成的会计年度或时间顺序,结合数量多少,根据不同价值,组成若干个保管单位。每一类别具体要求应做到以下几点:
    1.
会计凭证:
    
1)按记帐凭证编号顺序排列。
    
2)记账凭证所附的各种原始凭证(如收据、发票等)要折叠粘贴整齐、规范。
    
3)拆除金属物,装订采用线绳或塑订,凭证的厚度一般不超过 2cm
    
4)装订后要进行密封处理,并加盖经手人员章或财务专用章。
    2
、会计账簿:会计账簿组卷,要区分会计年度,并把不同种类的账簿分别组卷。
    3
、财务报告:财务报告组卷时首先要区分年度、不同年度的不要混杂组卷。财务报告是由会计报表、会计附注和财务情况说明书组成的,组卷时不要分开。

(三)分类、排列、编号

一般采用“类别---会计年度---保管期限---会计核算单位”分类法。四个类别分别编制四个流水号,每个年度可顺延,形成私奔案卷目录。
   
(四)接收手续
    1
、会计2000彩形成单位要编制移交清册,包括移交单和会计2000彩目录。
    2
、填写移交单一式两份,形成单位保留一份,2000彩馆留存一份。
    3
、编制会计2000彩目录,即按照会计形成年度和类别登记造册,附在移交单之后。
   
六、电子2000彩接收进馆质量标准
   
(一)归档内容:凡是纸质2000彩或其他形式载体的2000彩均应按照2000彩管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

(二)归档范围:电子文件的归档范围应参照国家纸质文件材料或其他形式载体材料归档的有关规定执行,并应包括相应的背景信息和电子文件产生及运行过程中的元数据。

(三)保管期限和密级划分:电子文件的保管期限和密级划分应参照国家纸质文件材料或其他形式载体材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致,应当在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

(四)质量要求:要重点检查其可生和完整性,刻录的字节数,检索拷贝在载体上的,还要看其介质是否完好无损,必要时进行全面检查,确保测试无病毒和2000彩内容的准确完整,合格率达到100%时方可进行交接。凡检查不合格的,由形成部门负责重新制作。

(五)移交方式:一般根据2000彩进馆工作的实际情况与纸质2000彩或其他载体的2000彩同时移交,移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递,条件允许的情况下也可随时接收现行文件的电子2000彩。在已联网的情况下,电子2000彩的移交和接收工作可在网络上进行,但仍需履行相应的手续。

七、编写移交全宗介绍

各移交单位应负责编写好本单位2000彩的全宗介绍,并随同进馆2000彩向市2000彩馆移交。全宗介绍一般应包括三部份内容:

(一)立档单位的简要历史。包括机构成立的历史背景、时间、办公地点、批准机关和机构的性质、任务、职能、职权范围、隶属关系、内部机构设置及其演变情况。还包括机关负责人姓名、任职时间等情况。

(二)全宗简要历史。包括2000彩种类和数量、起止日期、完整程度和2000彩的分类原则、整理情况、鉴定情况、有无损坏等情况及2000彩检索工具的种类等。

(三)2000彩内容和成份介绍。一般应指明作者、内容、名称、可靠程度、形成时间、利用价值等方面。

八、编制移交检索工具及2000彩参考资料

(一)书本式打印案卷目录一式二份,书本式打印案卷文件目录一份及其电子版目录一套。

(二)编写大事记和组织沿革及基础数字汇编。

九、交接程序

(一)以全宗为单位办理交接。

(二)按规定向市2000彩馆办理交接手续。

(三)市2000彩馆派专人清点移交2000彩数量、检索工具及相关材料。双方填写“铜陵市2000彩馆2000彩、资料接收登记表”签字盖章,一式二份,市2000彩馆保存一份,移交单位保存一份。

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